私は少し前に転職して、
未経験から事務の仕事につきました。
古いかもしれませんが事務の仕事内容について、
来客対応やお茶くみ、電話対応、あとは雑務？といったイメージをしていました。
間違いではなかったですが、私の仕事内容を例に細かく紹介していきます。
あなたがもし事務の仕事に就こうとしているのなら、参考になればうれしいです。
1日の事務仕事のながれ
時間はざっくりですが、私の仕事内容はこのような感じです。
この時間にこの作業とかは決まっていないので、自分で優先順位を決めて調整しています。
事務の仕事内容はどんなことをするの？
仕事内容を細かくみていきましょう。
来客対応
新型コロナウイルスが流行し始めてからはお客さま(受注先)は来なくなりましたが、
最近ではまたお客さまが来たり、工場見学に来る方々が増えてきました。
お茶だしはこのような状況下から、
湯飲みや急須でお茶を用意することはなく、ペットボトルで対応しているため楽です。
お客さま(受注先)の来社は頻繁ではありませんが、
業者(仕入先)の出入りは1日中いろんな方が出入りします。
その際、
工場の納品場所を案内したり、受領印を打ったり、伝票を受け取ったりと
1日に何回も席を立ち、事務所の玄関とパソコンの前を行ったり来たりします。
電話対応
電話はいろいろなところからかかってきます。
取引先のお客さまや仕入業者、
営業の電話もよくかかってきます。
社内の人からも1日に何回もかかってきます。
上司であったり、営業や現場ともよく電話のやりとりがあります。
受注作業
お客さまから注文をメール等で受け、
内容を確認し受注します。
客先からの注文伝票をそのまま使うところもあれば、
客先によっては社内用に伝票をつくるところからはじめます。
受注管理システムに入力し、受注入力が完了します。
自分の担当顧客の注残管理は自分で行うため、
自分の資料用にエクセルにまとめます。
社内で製作しているものは、現場へ製作の指示をだします。
発注作業
小さい会社なので、社内だけでは捌ききれない仕事を外注しています。
そのため製品によっては、他の会社で作っていただくため発注作業をします。
伝票をつくり、外注業者へ注文をながします。
発注システムの入力をして、発注作業の完了です。
仕入作業
外注したものが納入されると、
仕入作業を行います。
これをやらないと当たり前ですが、外注さんからの請求と仕入金額が合わなくなってしまいます。
月末資料も数字が正確でなくなってしまいます。
売上処理
私は売上や仕入というものは、経理の人がやる仕事だと思っていました。
売上処理も一般事務、営業事務の仕事です。
これらの数字をもとに資料にデータを入力し、
担当営業や経理、そして経営陣に資料がいくのですばやく終わらせないといけません。
雑務、その他
その他の仕事として、
現場からの頼まれごとや材料備品の発注もあります。
私の働いているところはお掃除の方を雇っているので、
トイレ掃除や玄関掃除など、もろもろの掃除を自分たちですることはありません。
自分のデスクまわりは各々で掃除しているくらいです。
年末年始など長期休み前には事務所内を大掃除しますが、
日ごろの業務で掃除に時間を取られることはありません。
これらの日々の作業以外に、
お客さまごとの締日にあわせて、
売上と納品して検収されている金額(振り込まれる金額)があっているかなどチェックする作業もあります。
大手の会社は、こちらで請求書を作らなくてもお客さまが用意してくれているところが多いです。
電子化が進んでいる企業はやりとりがとても楽になりました。
それほど大きい会社でない所は、こちらで請求書を用意したりもします。
私の勤めている会社も家族経営の小さな会社なのでシステム化、電子化は全然進んでいません。
なので客先の締日にあわせて、
請求書作成、郵送作業があります。
月末になると社長に報告する資料にデータ入力をしたりなどの作業もあります。
だいたいこのくらいでしょうか。
以上が私が働いている事務の仕事内容になります。
最後に。大きい会社との違い
参考になりましたでしょうか？
大きい会社では、もっと細かく担当作業や部署が分かれていることが多いです。
会社の業務内容によっても変わります。
今回は私が働いている製造業、工場での事務仕事になります。
小さい会社で部署はありますが、しっかり部署わけされていないようなものです。
自分の担当顧客のことなら、わりとなんでもする感じです。
大きい会社だと、
問い合わせをした時に『それは担当が違うので…』と言われることもしばしばあります。
どんな規模の、どんな業種の事務仕事かによっても内容は異なってくるかと思いますが
参考になれば幸いです(^^)